Comment personnaliser les formations aux métiers de son entreprise grâce à l'IA ?
Et si toutes les formations de votre catalogue ne ressemblaient qu'à votre entreprise ? Fermez les yeux, et imaginez un instant. Des centaines de formations, sur tous les sujets, dans toutes les langues. Mais avec vos métiers, vos codes, votre univers, vos situations professionnelles. Des contenus dans lesquels vos collaborateurs se reconnaissent immédiatement, comme s'ils avaient été conçus spécialement pour eux. Le meilleur des deux mondes : la richesse d'un catalogue et la singularité du sur-mesure.
Bon disons-le : c'est un peu le rêve de toute direction RH ou Learning. Pouvoir répondre à tous les besoins de formation, tout en proposant une expérience profondément ancrée dans la culture de son entreprise. Ne plus avoir à choisir entre la couverture et la personnalisation. Entre l'échelle et la singularité.
Pendant longtemps, ce rêve avait un prix. Pour disposer de formations vraiment adaptées à ses métiers, il fallait investir dans des projets sur mesure : conception pédagogique, scénarisation, production audiovisuelle, déclinaisons par population… Autant d'étapes qui rendaient la personnalisation difficile à généraliser.
Mais l'IA générative est en train de changer les règles du jeu. Pour la première fois, il devient envisageable de conserver un socle pédagogique commun tout en adaptant l'expérience à l'univers de chaque entreprise, sans reconstruire systématiquement les contenus. Alors, comment fonctionne cette nouvelle génération de formations personnalisées ? Jusqu'où peut-on aller ? Et surtout, comment créer une expérience qui donne véritablement à chaque collaborateur le sentiment qu'elle a été pensée pour lui ?
1. Le problème des formations génériques, ce n'est pas qu'elles sont mauvaises. C'est qu'elles parlent parfois de la vie des autres.
Imaginons une formation sur la gestion des conflits. Le contenu est sérieux, les principes pédagogiques sont solides et les conseils sont pertinents. Pourtant, les exemples mettent en scène un manager de bureau qui doit résoudre un désaccord entre deux collaborateurs travaillant sur un projet.
Pour un responsable d'atelier confronté à des tensions entre équipes de production, la situation peut sembler lointaine. Pour un manager de restaurant qui doit gérer un conflit en plein service, encore davantage. Le problème n'est pas nécessairement le fond de la formation. C'est la distance entre le contenu et la réalité professionnelle de celui qui le suit.
Plus cette distance est grande, plus le collaborateur doit faire lui-même le travail de transposition. Il doit comprendre le principe, oublier l'exemple proposé, imaginer une situation équivalente dans son métier, puis déterminer comment appliquer la méthode à son environnement.
Pour certains, cet exercice est naturel. Pour d'autres, il représente un effort supplémentaire. Et lorsque les collaborateurs disposent de peu de temps pour se former, chaque effort supplémentaire peut devenir un frein. Alors attention, cela ne signifie pas qu'il faille créer une formation entièrement différente pour chaque métier. Les fondamentaux du management, de la communication ou de la négociation restent largement transversaux.
Mais cela signifie que le contenu pédagogique peut être commun, tandis que les situations utilisées pour l'enseigner gagnent à être différentes. C'est une nuance essentielle. Et… c'est précisément là que l'IA générative devient intéressante.
2. Pourquoi se reconnaître dans une formation peut changer la manière d'apprendre
Il existe un phénomène bien documenté en psychologie cognitive : l'effet d'autoréférence (ou le self-reference effect, pour les adeptes d’anglicismes)
L'idée est simple : nous avons tendance à mieux mémoriser certaines informations lorsque nous les relions à nous-mêmes, plutôt que lorsque nous les traitons de manière plus impersonnelle. Cet effet a notamment été mis en évidence par les travaux de Rogers, Kuiper et Kirker en 1977, puis confirmé par une méta-analyse de Symons et Johnson en 1997. Évidemment, reconnaître son métier dans une formation n'est pas exactement la même chose que traiter une information en référence à soi. Mais ces recherches nous invitent à prendre au sérieux le rôle des repères personnels dans la mémorisation.
Un autre courant des sciences de l'apprentissage, celui de la cognition située, souligne que les connaissances ne sont pas indépendantes des activités et des contextes dans lesquels elles sont acquises et utilisées. Autrement dit, le contexte n'est pas nécessairement un simple décor. Il peut participer à la manière dont nous donnons du sens à ce que nous apprenons.
Prenons un responsable de magasin qui suit une formation sur la communication managériale. S'il retrouve dans les exemples ses contraintes de planning, ses échanges avec les équipes et les situations qu'il rencontre en magasin, il dispose de repères pour comprendre comment mobiliser la compétence dans son quotidien.
À l'inverse, si tous les exemples se déroulent dans un environnement très éloigné du sien, il doit effectuer lui-même une partie de ce travail de rapprochement.
La contextualisation ne garantit pas à elle seule une meilleure mémorisation ou un meilleur transfert des compétences. Mais elle peut rendre les situations plus pertinentes, faciliter leur interprétation et aider les apprenants à envisager leur application. Une formation personnalisée ne cherche donc pas simplement à plaire davantage. Elle cherche à réduire la distance entre apprendre quelque chose et comprendre comment s'en servir.
3. Même compétence, trois métiers : ce que change concrètement la contextualisation
Prenons un exemple très simple : former des managers à donner du feedback constructif. Les objectifs pédagogiques restent les mêmes : décrire une situation de manière factuelle, expliquer les conséquences d'un comportement, favoriser le dialogue et convenir d'actions d'amélioration.
Mais imaginons trois déclinaisons.
Dans l'industrie, un responsable de production doit échanger avec un chef d'équipe qui transmet systématiquement ses consignes trop tard, ce qui provoque des difficultés de coordination entre les équipes.
Dans la distribution, un directeur de magasin doit faire un retour à un vendeur dont les interactions avec certains clients ne correspondent pas aux attentes de qualité de service.
Dans l'hôtellerie, un responsable de réception doit accompagner un collaborateur qui gère difficilement les réclamations lorsque plusieurs clients arrivent simultanément.
Dans les trois cas, la compétence travaillée est identique. Mais le décor, les personnages, les tensions et les décisions à prendre changent. Même socle pédagogique. Trois univers professionnels. Trois façons de rendre l'apprentissage concret.
Cette contextualisation peut s'appliquer à de nombreuses modalités : les exemples dans une vidéo, les personnages d'un cas pratique, les illustrations d'une infographie, les questions d'un quiz ou les scénarios d'un entraînement conversationnel avec un agent IA.
Et elle ne concerne pas uniquement les compétences comportementales. Une formation à l'IA générative peut, par exemple, proposer des cas d'usage différents selon que l'apprenant travaille dans les achats, les ressources humaines, la relation client ou les opérations.
Le véritable enjeu est de rapprocher la compétence de son contexte d'utilisation, sans modifier inutilement les principes que l'on cherche à transmettre.
4. Parfois, 10 à 20 % de personnalisation suffisent à changer la perception de toute une formation
Lorsqu'on parle de formation personnalisée, on imagine souvent un projet sur mesure : ateliers de cadrage, entretiens métiers, conception pédagogique spécifique, production de contenus, validation et déploiement. Mais faut-il vraiment TOUT reconstruire pour qu'une formation donne le sentiment d'avoir été conçue pour une entreprise ?
Notre conviction est que, parfois, quelques touches bien choisies suffisent à transformer la perception d'une expérience. Un visuel qui reprend les codes de l'entreprise. Un personnage qui exerce un métier familier. Une situation professionnelle que l'on reconnaît immédiatement. Quelques expressions propres au secteur. Des exemples qui évoquent les vrais défis du quotidien.
Ces éléments peuvent ne représenter qu'une petite partie du contenu, imaginons 10 à 20 % des éléments d'une expérience, mais occuper une place importante dans la manière dont elle est perçue. Ce pourcentage est une illustration de notre approche, pas un seuil d'efficacité démontré scientifiquement.
Pourquoi ces petites touches peuvent-elles compter autant ? Parce qu'elles créent des points de reconnaissance. Elles permettent au collaborateur de relier ce qu'il découvre à des connaissances, des expériences et des situations qui lui sont déjà familières.
C'est cohérent avec les travaux sur l'autoréférence et la cognition située : le sens que nous attribuons à une information dépend notamment des liens que nous pouvons établir avec ce que nous connaissons déjà et avec les contextes dans lesquels nous agissons. La personnalisation ne se mesure donc pas nécessairement au pourcentage de contenu réécrit. Elle se mesure aussi à la pertinence des éléments que l'on choisit d'adapter.
Pourquoi reconstruire entièrement une formation sur la gestion du temps simplement parce qu'elle s'adresse à des équipes industrielles plutôt qu'à des équipes commerciales ? Les fondamentaux peuvent rester identiques. Ce qui change, ce sont les exemples, les contraintes opérationnelles, les situations d'application et parfois le vocabulaire.
C'est la distinction que nous faisons entre le socle pédagogique et la couche de contextualisation.
Le socle pédagogique rassemble les objectifs d'apprentissage, les connaissances essentielles, les méthodes et les critères de réussite. La couche de contextualisation adapte l'expérience à l'environnement professionnel : secteur d'activité, métiers emblématiques, situations typiques, personnages, exemples et références visuelles.
Avec Kokoon, nous avons donné un nom à cette approche : le Company Flavor. L'idée est simple : partir d'un socle pédagogique solide et lui donner la couleur de votre entreprise. L'ambition n'est pas de tout personnaliser. C'est de personnaliser ce qui fait vraiment LA différence.
5. La personnalisation devient encore plus intéressante lorsqu'elle se prolonge dans la pratique
Adapter les exemples d'une formation est déjà utile. Mais le potentiel devient particulièrement intéressant lorsque cette contextualisation s'étend aux mises en situation. Car apprendre une méthode ne suffit pas toujours à savoir l'appliquer.
Un manager peut comprendre les principes du feedback constructif sans être à l'aise au moment de conduire un entretien difficile. Un commercial peut connaître les techniques de négociation et perdre ses moyens face à une objection inattendue. C'est ce que nous appelons l'Action Gap : l'écart entre ce que l'on sait et ce que l'on est capable de faire.
L'IA conversationnelle permet d'imaginer des entraînements plus proches des situations réellement rencontrées par les collaborateurs. Un responsable de magasin peut s'exercer à gérer un client mécontent. Un chef d'équipe industriel peut préparer une conversation délicate avec un collaborateur. Un manager hôtelier peut s'entraîner à répondre à une réclamation complexe.
Dans chaque cas, l'agent conversationnel peut jouer un interlocuteur, réagir aux réponses de l'apprenant et lui fournir un feedback selon des critères pédagogiques définis. La personnalisation ne porte alors plus seulement sur ce que le collaborateur regarde ou lit. Elle porte aussi sur les situations dans lesquelles il s'entraîne.
C'est un changement important. Parce que l'objectif d'une formation n'est pas simplement de transmettre une connaissance, mais de permettre à quelqu'un de la mobiliser lorsqu'il en a besoin.
6. Comment personnaliser concrètement les formations de votre entreprise ?
Bonne nouvelle : il n'est pas nécessaire de lancer un grand projet de transformation pour commencer. Nous recommandons plutôt une démarche progressive.
Commencez par identifier les compétences transversales qui concernent plusieurs métiers. Management, feedback, communication, négociation, gestion des conflits, IA générative… Ce sont souvent de bons candidats, car les principes pédagogiques peuvent être partagés alors que les situations d'application varient fortement.
Définissez ensuite quelques éléments de contexte. Le secteur d'activité, les principaux métiers, le vocabulaire courant, les environnements de travail et les situations professionnelles typiques suffisent souvent à imaginer des déclinaisons pertinentes. Il n'est pas nécessaire de documenter toute l'entreprise.
Choisissez les éléments pédagogiques à adapter. Un exemple dans une vidéo, un cas pratique, un quiz, une illustration ou une simulation conversationnelle. Inutile de tout personnaliser dès le départ. Mieux vaut identifier les moments où le contexte métier apporte une réelle valeur.
Faites valider les déclinaisons par des personnes qui connaissent le terrain. Une situation peut sembler crédible à un concepteur pédagogique tout en paraissant artificielle à un professionnel du métier. Quelques retours ciblés peuvent éviter cet écueil.
Enfin, observez les réactions des collaborateurs. Se reconnaissent-ils dans les situations proposées ? Les exemples leur semblent-ils crédibles ? Parviennent-ils à expliquer comment appliquer les apprentissages à leur quotidien ?
La personnalisation n'est pas une fin en soi. Elle doit améliorer la pertinence de l'expérience et faciliter le passage à l'action.
Avec Kokoon, un catalogue de formations qui ne ressemble qu'à vous
Avec Kokoon, nous avons voulu rapprocher deux univers qui ont longtemps été opposés : la richesse d'un catalogue de formation et la singularité d'une expérience contextualisée. Notre approche Company Flavor permet de donner aux formations une couleur métier et sectorielle, en adaptant les exemples, les personnages, le vocabulaire, les situations professionnelles et certains repères visuels.
L'objectif est de permettre aux entreprises de proposer des expériences plus proches du quotidien de leurs collaborateurs, sans devoir reconstruire chaque contenu à partir de zéro.
Cette vision s'inscrit dans une ambition plus large : proposer des formations sur une grande diversité de sujets et de langues, dans des formats variés (vidéos, infographies, expériences interactives ou entraînements avec des agents IA…) tout en conservant une mise en place simple pour les équipes RH. Parce qu'une formation ne devrait pas seulement être disponible. Elle devrait aussi donner au collaborateur le sentiment qu'elle a été pensée pour lui.
Pour conclure : le futur de la formation n'est pas forcément le tout-sur-mesure
Pendant longtemps, les entreprises ont dû arbitrer entre deux modèles : des catalogues standardisés, faciles à déployer mais parfois éloignés des réalités métiers, et des formations sur mesure, plus contextualisées mais coûteuses à produire et à maintenir.
L'IA générative ouvre une troisième voie : conserver un socle pédagogique commun et personnaliser intelligemment l'expérience autour de lui. Ce changement est particulièrement intéressant pour les PME et ETI, qui doivent former des populations variées sans disposer nécessairement des ressources d'un grand département Learning.
Mais au fond, la question n'est pas technologique. Elle est pédagogique.
Pourquoi vos collaborateurs devraient-ils se contenter d'un catalogue qui ressemble à toutes les entreprises, quand ils pourraient apprendre dans un univers qui ressemble à la leur ?
