Politique de confidentialité

Règlement général sur la protection des données (RGPD)

L'objet de la présente Charte de confidentialité et de protection des données personnelles (la « Charte ») est d'expliquer comment Kokoon collecte, utilise et partage les données personnelles du Client et de l'Utilisateur dans le cadre de l'inscription, de l'exécution, de l'utilisation et du suivi du Service, et les droits dont ils disposent à ce titre.

Kokoon détermine pourquoi et comment les données personnelles sont traitées au titre de son rôle de « responsable de traitement ». Les données personnelles sont traitées conformément à la réglementation applicable, notamment le Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et la loi « Informatique et libertés » n° 78-17 modifiée.

1.Type de données collectées

La collecte des données est limitée aux informations nécessaires à l'accomplissement des finalités décrites ci-après. Les données obligatoires sont indiquées comme telles dans les formulaires de collecte. Kokoon collecte et traite les types de données suivants :

Données d'identification

Lors de la création d'un Compte, Kokoon recueille les données personnelles suivantes : nom, prénom et adresse e-mail professionnelle. Il s'agit de données obligatoires. L'Utilisateur peut, sans que cela ne soit une obligation pour utiliser le Service, compléter son profil avec des informations supplémentaires facultatives.

Données relatives à l'utilisation du Service

Lors de l'utilisation du Service, Kokoon recueille automatiquement certaines informations sur les équipements utilisés et la manière dont ils sont utilisés, notamment des données techniques (adresse IP, système d'exploitation, navigateur) et des informations relatives à la consultation et à l'utilisation des fonctionnalités de la Plateforme.

2.Finalités des traitements

Kokoon traite les données personnelles du Client et de l'Utilisateur pour les finalités décrites ci-dessous, lorsque :

• cela est nécessaire à la fourniture du Service dans le cadre du Contrat, notamment pour la création et la gestion du Compte, l'accès aux fonctionnalités de la Plateforme, ainsi qu'à des fins de sécurité, d'authentification ou de vérification des informations transmises ;

• cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par Kokoon, à savoir notamment (i) analyser et établir des statistiques d'utilisation de la Plateforme ; (ii) permettre l'envoi de communications relatives au Service (mises à jour, notifications) ; et (iii) préparer ou mettre en œuvre toute réorganisation d'entreprise, y compris une cession, fusion ou acquisition ;

• le cas échéant, l'Utilisateur a donné son consentement préalable à ce traitement, conformément à la réglementation applicable ;

• cela est nécessaire au respect des obligations légales et réglementaires auxquelles Kokoon est soumise.

3.Communication à des tiers

Afin de réaliser les finalités décrites ci-avant, Kokoon peut être amenée à communiquer des données personnelles, en conformité avec la réglementation applicable, aux destinataires suivants :

• des sous-traitants techniques ou fonctionnels (notamment l'hébergeur), fournisseurs de services et conseils professionnels nécessaires au fonctionnement du Site et à la fourniture du Service, à l'exclusion de tout autre usage. Ces sous-traitants ont un accès limité aux données, dans le cadre de l'exécution de leurs tâches, et sont tenus contractuellement à une obligation de confidentialité et de protection des données ;

• dans le cadre d'une opération de fusion, acquisition ou autre transaction commerciale, les vendeurs ou acheteurs potentiels ainsi que leurs conseillers ;

• des organisations publiques, autorités judiciaires ou administratives et organes de contrôle, pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires applicables à Kokoon.

Les données personnelles collectées par Kokoon ne sont ni cédées ni échangées à des tiers à d'autres fins, sauf consentement préalable de la personne concernée.

4.Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pour le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Pour déterminer cette durée, Kokoon tient compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données, du risque résultant d'une utilisation ou divulgation non autorisée, des finalités du traitement ainsi que des obligations légales applicables. Au-delà de cette durée, les données sont supprimées ou archivées conformément aux prescriptions légales et réglementaires en vigueur.

5.Mesures de sécurité techniques et organisationnelles

Kokoon met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adéquates afin d'assurer un niveau de sécurité approprié au regard des risques présentés par le traitement et de la nature des données personnelles concernées. L'accès aux données personnelles est réservé aux seuls collaborateurs habilités, dans le cadre de leurs fonctions, ceux-ci étant soumis à une obligation de confidentialité.

6.Transferts hors Union européenne

Les données personnelles sont en principe traitées sur le territoire de l'Union européenne. Si Kokoon était amenée à transférer des données personnelles hors de l'Union européenne, elle prendrait les mesures de sécurité et précautions juridiques nécessaires pour assurer la sécurité et l'intégrité des données transférées, notamment par le recours aux Clauses contractuelles types de la Commission européenne ou tout mécanisme équivalent reconnu par la réglementation applicable.

7.Cookies

Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un fichier texte stocké temporairement ou durablement sur l'appareil du Client ou de l'Utilisateur, à la demande du serveur du site sur lequel il navigue, afin de le reconnaître lors de ses visites ultérieures. Kokoon utilise des cookies et technologies analogues dans le cadre de la consultation du Site. En cas de refus d'utiliser tout ou partie des cookies, certaines fonctionnalités du Site pourront être limitées.

Cookies déposés sur le Site

Le site Kokoon s'appuie par ailleurs sur des services tiers de mesure d'audience et de suivi de la navigation, notamment Google Analytics et HubSpot.

8.Droits du Client et de l'Utilisateur

Au titre de la réglementation en vigueur, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• accéder aux données personnelles la concernant et en recevoir, sur demande, une copie électronique ;

• rectifier toute donnée personnelle inexacte ou compléter toute donnée incomplète ;

• demander, dans certaines circonstances, une limitation du traitement et/ou la suppression de ses données personnelles ;

• s'opposer à tout traitement fondé sur l'intérêt légitime de Kokoon, pour des motifs tenant à sa situation particulière ;

• retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci ;

• demander la portabilité de ses données personnelles.

Ces droits peuvent être exercés en s'adressant à Kokoon à l'adresse suivante : contact@kokoroe.fr. Kokoon pourra demander une vérification d'identité avant de traiter la demande.

Toute personne dispose également de la possibilité d'introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données : la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).