Kokoon est une plateforme de formation agentique, propulsée par l'intelligence artificielle, qui transforme les pratiques, méthodes et référentiels internes d'une entreprise en expériences d'apprentissage personnalisées pour ses collaborateurs, accessibles directement au sein de leurs outils de travail ou via la Plateforme elle-même.
L'Utilisateur a souhaité accéder aux Expériences Pédagogiques produites par Kokoon et mis à disposition par son employeur ou son organisation (le « Client »). L'Utilisateur déclare avoir pris connaissance des informations délivrées par Kokoon et des caractéristiques du Service.
Les présentes conditions générales (ci-après « CG ») ont pour objet de définir les droits et obligations de Kokoon, du Client et des Utilisateurs dans le cadre du Service. Pendant toute la durée du Contrat, le Client se porte fort du respect des CG par les Utilisateurs faisant partie de son personnel.
L'acceptation préalable des CG est un prérequis indispensable à l'utilisation de la Plateforme. La première connexion à la Plateforme, ou l'acceptation d'un document y faisant référence, vaut acceptation expresse et sans réserve des CG.
1.Définitions
Les termes débutant par une majuscule, utilisés au singulier ou au pluriel, auront la signification suivante :
- Client : toute personne morale qui contracte avec Kokoon en contrepartie de la fourniture du Service au bénéfice de ses Utilisateurs, dans le respect du Contrat.
- Compte : environnement personnel dédié à un Utilisateur, conformément à l'article 3.2 des CG.
- Contenus Client : documents, référentiels, méthodes et pratiques transmis par le Client pour alimenter la Plateforme et ses agents.
- Contrat : l'ensemble des documents contractuels indiqués à l'article 2 des CG.
- Expériences Pédagogiques : les contenus, parcours, mises en situation et interactions générés ou orchestrés par la Plateforme à destination des Utilisateurs.
- Kokoon : la société I KNOW U WILL, société par actions simplifiée au capital de 34 926 euros, immatriculée sous le numéro 801 335 191 au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris, dont le siège social est situé 18 boulevard Montmartre, 75009 Paris.
- Jour : un jour calendaire.
- Plateforme : la solution logicielle Kokoon, accessible à l'adresse https://app.kokoroe.co/kokoon (« Accès Direct ») et/ou en mode Intégré au sein des outils de travail du Client, notamment Microsoft Teams et Microsoft Copilot.
- Service : la fourniture d'un accès à la Plateforme et aux Expériences Pédagogiques.
- Site : le site vitrine de Kokoon, accessible à l'adresse https://kokoon.co.
- Utilisateur : toute personne physique, collaborateur ou préposé du Client, dûment autorisée par ce dernier à bénéficier du Service.
2.Documents contractuels
L'ensemble des documents contractuels applicables entre les parties est constitué, par ordre de priorité décroissante, (i) des CG ; (ii) de leur annexe (description du Service) ; (iii) des documents commerciaux émis par Kokoon (devis, propositions commerciales) ; et (iv) de tout accord constaté par écrit entre Kokoon et un Client. Kokoon se réserve le droit de modifier à tout moment les CG, la nouvelle version entrant en vigueur dès sa mise en ligne sur le Site et après information du Client par tout moyen. L'utilisation du Service après communication de la nouvelle version des CG vaut acceptation de celle-ci.
3.Modalités d'accès au Service
3.1 Prérequis techniques
L'Utilisateur reconnaît et accepte que l'accès au Service ne peut lui être proposé par Kokoon que s'il dispose d'un environnement informatique compatible connecté à Internet et, le cas échéant, d'un accès actif aux outils Microsoft Teams et/ou Microsoft Copilot mis à disposition par le Client. L'Utilisateur s'engage à faire son affaire personnelle de l'évolution ou de la mise à jour des logiciels et appareils qu'il juge nécessaires à cet accès.
3.2 Création d'un Compte
Les Comptes Utilisateurs sont créés par le Client ou par Kokoon à la demande du Client, dans le cadre du déploiement conformément aux Conditions Particulières. L'Utilisateur garantit que les informations le concernant, notamment son identité et ses coordonnées professionnelles, sont exactes, à jour et complètes, et s'engage à les mettre à jour si nécessaire.
Kokoon se réserve le droit de refuser ou de suspendre discrétionnairement un Compte, notamment lorsque les informations communiquées sont erronées, frauduleuses ou lorsque l'Utilisateur n'est plus rattaché au Client.
3.3 Paramètres du Compte
Lors de la création du Compte, un identifiant et, le cas échéant, un mot de passe sont définis (ou l'authentification s'effectue via le dispositif d'authentification unique du Client). Il appartient à l'Utilisateur de préserver la confidentialité de ces éléments. Toute connexion au Compte avec les éléments qui lui sont propres sera réputée avoir été effectuée par l'Utilisateur. En cas d'utilisation frauduleuse suspectée ou avérée par un tiers, l'Utilisateur s'engage à le signaler sans délai à Kokoon.
4.Description du Service
Le Service est décrit en annexe des présentes, sous réserve de clauses plus précises figurant aux Conditions Particulières. Le Service permet notamment à l'Utilisateur de :
exprimer un besoin d'apprentissage en langage naturel et se voir proposer une expérience pédagogique adaptée à sa situation ;
s'entraîner à des mises en situation professionnelles interactives ;
bénéficier de rappels et d'exercices de renforcement dans la durée ;
accéder à des contenus pédagogiques construits à partir des pratiques, méthodes et référentiels transmis par le Client.
Le contenu du Service est par essence évolutif et susceptible d'évoluer à tout moment, en tout ou partie, de manière discrétionnaire par Kokoon, sans que cela n'entraîne de régression fonctionnelle majeure pour le Client. Les informations données sur les Expériences Pédagogiques (durée, objectifs, format) le sont à titre indicatif.
L'accès au Service est réservé aux Utilisateurs dont le Client a autorisé l'accès, dans le cadre d'un Contrat conclu entre Kokoon et le Client. Il n'existe pas d'inscription ou d'abonnement individuel ouvert au public.
5.Conditions financières
Le Service est fourni à titre onéreux, en contrepartie d'un prix payé par le Client à Kokoon selon les modalités convenues aux Conditions Particulières, fonction notamment du nombre d'Utilisateurs autorisés et de la durée d'engagement retenue. Aucun paiement individuel n'est demandé aux Utilisateurs.
Le règlement des factures est effectué par le Client par virement bancaire, dans un délai de trente (30) Jours à compter de la date d'émission de la facture, sauf mention contraire aux Conditions Particulières.
5.1 Retards de paiement
En cas de retard de paiement par le Client, Kokoon pourra, après mise en demeure infructueuse, suspendre le Service jusqu'au paiement intégral des sommes dues, ou résilier le Contrat dans les conditions prévues à l'article 10 des CG.
5.2 Facturation électronique
Le Client accepte de recevoir ses factures sous format électronique à l'adresse communiquée à Kokoon. Toute facture envoyée à cette adresse sera réputée valablement reçue.
6.Disponibilité
La Plateforme est accessible à distance à tout Utilisateur disposant d'un environnement compatible, sous réserve des aléas techniques et des plages de maintenance. Kokoon s'efforce d'assurer une accessibilité continue, mais ne s'engage pas à une disponibilité permanente et ne saurait être tenue responsable des indisponibilités ou ralentissements liés à des aléas techniques inhérents à Internet, à des plateformes tierces (notamment Microsoft Teams et Microsoft Copilot), ou à des opérations de maintenance.
La disponibilité du Service peut être temporairement affectée en cas de (i) maintenance, mise à jour ou évolution de la Plateforme ; (ii) dysfonctionnement indépendant de la volonté de Kokoon ; (iii) action ou omission du Client ou d'un Utilisateur ; ou (iv) motif de sécurité.
7.Propriété intellectuelle
Kokoon est titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs au Service, à la Plateforme et à ses agents. Le Contrat n'entraîne aucune cession ou licence au bénéfice du Client ou des Utilisateurs, hormis le droit d'usage décrit ci-après.
Kokoon concède au Client et aux Utilisateurs le droit limité, personnel, non cessible, non transmissible et non exclusif d'accéder à la Plateforme et aux Expériences Pédagogiques, pour les seuls besoins de la formation professionnelle interne, à l'exclusion de toute finalité commerciale et/ou de tiers. Ce droit est valable pour la durée du Contrat, dans le monde entier.
Les Contenus Client transmis par le Client pour alimenter la Plateforme demeurent sa propriété exclusive. Kokoon ne revendique aucun droit sur ces Contenus Client et s'interdit de les utiliser à d'autres fins que l'exécution du Contrat conclu avec ce Client, notamment l'entraînement de modèles pour le compte d'autres clients.
Toute autre utilisation du Service, non autorisée par les présentes, est strictement interdite, en particulier toute diffusion, distribution ou mise à disposition des Expériences Pédagogiques au bénéfice d'un tiers ou du public.
8.Confidentialité
Chacune des parties s'oblige à (i) tenir confidentielles toutes les informations qu'elle recevra de l'autre partie ; (ii) ne pas les divulguer à un tiers quelconque (en dehors des sous-traitants de Kokoon) ; et (iii) ne les utiliser que pour exécuter ses obligations au titre des CG. Les Contenus Client, le Service, la Plateforme et les modalités financières convenues entre les parties sont des informations confidentielles. Cet engagement dure dans la limite d'une durée de cinq (5) ans à compter de la fin du Contrat.
Tout Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants d'accès à la Plateforme. Toute divulgation à un tiers est interdite. En cas de suspicion d'utilisation frauduleuse, l'Utilisateur le signale sans délai à Kokoon.
9.Données à caractère personnel
Les parties s'engagent à respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 dans la mesure qui leur est applicable au titre des CG.
10.Durée – résiliation – fin du Contrat
Le Contrat est conclu pour la durée prévue aux Conditions Particulières, généralement d'un (1), deux (2) ou trois (3) ans, avec reconduction tacite pour des périodes de même durée, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception moyennant un préavis de trois (3) mois avant l'échéance.
Chaque partie se réserve le droit de résilier automatiquement et de plein droit la relation contractuelle en cas de manquement de l'autre partie à ses obligations, après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception restée infructueuse pendant vingt (20) Jours.
Aucun Contenu issu du Service ne pourra être conservé par un Client ou un Utilisateur après la date de fin du Contrat. Le Client s'engage à faire cesser tout accès à la Plateforme par ses Utilisateurs et à détruire les éléments en sa possession relevant de la propriété intellectuelle de Kokoon.
11.Responsabilité
L'utilisation de la Plateforme se fait sous la responsabilité du Client et des Utilisateurs. Kokoon est tenue d'une obligation de moyens pour les obligations lui incombant. En cas de faute prouvée, la responsabilité de Kokoon sera limitée, tous dommages confondus, au paiement de dommages et intérêts d'un montant égal, prorata temporis, aux sommes encaissées par Kokoon au titre des factures payées par le Client au cours des six (6) mois précédant la survenance du fait générateur de responsabilité.
La réparation des dommages indirects est expressément exclue, notamment tout gain manqué, perte de données, préjudice commercial, perte de chiffre d'affaires ou de clientèle. Aucune action ne pourra être intentée contre Kokoon à l'expiration d'une durée de six (6) mois après la survenance de l'événement à l'origine de l'action, sauf disposition légale contraire.
12.Nature de l'intelligence artificielle générative
12.1 L'Utilisateur et le Client reconnaissent et acceptent que la Plateforme repose sur des technologies d'intelligence artificielle générative, dont le fonctionnement est par nature probabiliste. Kokoon met en œuvre des mécanismes de contrôle qualité visant à garantir la fidélité des Expériences Pédagogiques aux Contenus Client transmis, notamment une vérification automatisée avant diffusion. Comme toute solution reposant sur l'intelligence artificielle générative, il ne peut néanmoins être exclu que, dans de rares cas, un contenu produit par la Plateforme comporte une imprécision.
12.2 Les Expériences Pédagogiques ne constituent ni un avis professionnel, ni un conseil juridique, médical, financier, managérial ou de gestion des ressources humaines, et ne sauraient se substituer au jugement propre de l'Utilisateur ni à l'intervention d'un professionnel qualifié pour toute décision significative.
12.3 Sous réserve d'une faute lourde ou intentionnelle de Kokoon, Kokoon ne pourra être tenue responsable des conséquences, directes ou indirectes, résultant (i) d'une utilisation par un Utilisateur d'un contenu généré par la Plateforme en dehors du cadre de la formation professionnelle interne auquel il est destiné ; (ii) d'une décision prise par un Utilisateur ou par le Client sur le seul fondement d'un contenu généré par la Plateforme, sans vérification ou mise en perspective raisonnable ; ou (iii) du caractère inexact, incomplet ou inapproprié d'un contenu généré par la Plateforme. Cette limitation s'ajoute, sans s'y substituer, aux limitations prévues à l'article 11 des présentes.
12.4 Le Client garantit Kokoon contre toute réclamation, action ou condamnation d'un tiers, y compris d'un Utilisateur, résultant d'un usage du Service non conforme aux présentes ou aux instructions raisonnables communiquées par Kokoon.
13.Force majeure
Aucune des parties ne pourra voir sa responsabilité engagée suite à la survenance d'un cas de force majeure au sens retenu par la jurisprudence française. En cas de force majeure se prolongeant plus d'un (1) mois, la résiliation de plein droit pourra intervenir par lettre recommandée avec accusé de réception adressée par la partie la plus diligente.
14.Preuve
Toute action et communication électronique réalisée entre les parties aura la même force probante qu'un écrit papier. En cas de litige, Kokoon pourra valablement administrer la preuve de toute action effectuée par le Client ou un Utilisateur via ses journaux de connexion et d'opération, qui feront foi entre les parties.
15.Divers
Toute communication officielle, notification ou réclamation à Kokoon devra être faite à l'adresse mentionnée à l'article 1 des CG. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un manquement de l'autre partie ne saurait être interprété comme une renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.
Dans l'hypothèse où une ou plusieurs clauses seraient jugées nulles ou inapplicables, les autres clauses resteront valables et applicables. Le Contrat est soumis au droit français. Tout litige non résolu à l'amiable dans un délai de trente (30) Jours sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal compétent de Paris.
Annexe — Description du Service
Le Service Kokoon offre, selon les modalités convenues aux Conditions Particulières :
la possibilité pour l'Utilisateur d'exprimer un besoin d'apprentissage en langage naturel et de recevoir une expérience pédagogique adaptée à sa situation ;
des mises en situation professionnelles interactives, avec retour d'expérience ;
des rappels et exercices de renforcement proposés dans la durée ;
la possibilité pour le Client de transmettre ses référentiels, méthodes et pratiques internes afin qu'ils alimentent les expériences pédagogiques proposées à ses Utilisateurs ;
un accès à la Plateforme via une application web dédiée et/ou une intégration au sein de Microsoft Teams et Microsoft Copilot, selon les modalités convenues avec le Client.