Comment former ses collaborateurs sans équipe formation dédiée ?

C'est une question que nous nous sommes beaucoup posée…Alors, nous sommes allés à la rencontre de directeurs RH, de responsables formation et de professionnels du Learning pour comprendre comment ils s'y prenaient. Comment répondre à des dizaines de besoins avec une équipe réduite ? Comment satisfaire des métiers qui n'ont rien en commun ? Comment maintenir une offre pertinente quand les compétences évoluent plus vite que les catalogues ? Et surtout : comment font ceux qui y arrivent ? On se rassure pas de magie noire ni d’ingrédients mystère !

Une conviction s'est progressivement imposée : le sujet n'est pas simplement de faire plus avec moins. C'est de sortir d'un modèle de formation qui demande énormément de temps pour sélectionner, produire, administrer et maintenir des contenus. Car lorsqu'on ne dispose pas d'une équipe Learning de dix personnes, soyons honnêtes : chaque heure consacrée à la gestion d'un catalogue est une heure qui n'est pas consacrée à comprendre les besoins des collaborateurs.

Voici cinq leçons que nous retenons et que nous vous partageons par le menu. C’est parti !

1. Arrêtez de vouloir anticiper tous les besoins de formation

Commençons par une évidence : une PME et un grand groupe ne jouent pas avec les mêmes cartes. Non. Pas les mêmes ressources, pas les mêmes équipes, pas les mêmes processus et surtout, pas le même temps disponible pour construire et déployer une politique de développement des compétences. Dans une PME, la formation repose souvent sur une direction RH qui est déjà prise dans mille et une injonctions (parfois contradictoires !) : recruter, fidéliser, accompagner les managers, gérer les transformations, répondre aux urgences opérationnelles… Le tout avec des ressources limitées et un quotidien qui laisse rarement le luxe de prendre du recul…

Et pourtant, on continue parfois de vouloir construire des plans de formation capables d'anticiper l'ensemble des besoins de l'année. Le problème ? Disons-le : une partie des besoins de demain n'existe pas encore aujourd'hui. Prenons l'intelligence artificielle. Il y a quelques années, combien de directions RH avaient inscrit dans leur plan de développement des compétences des formations au prompting, à l'utilisation des agents IA ou à l'automatisation des tâches avec des modèles génératifs ? Pas grand monde ! Tout simplement parce que cette innovation n’avait pas encore émergée parmi les gros blockbusters L&D.

Il faut se rendre à l'évidence : les besoins émergent désormais au fil des transformations technologiques, des évolutions métiers et des situations rencontrées sur le terrain.. Mais attention… Cela ne signifie pas pour autant qu'il faut abandonner toute planification. Au contraire !

Les entreprises ont besoin d'identifier un socle de compétences stratégiques : management, collaboration, compétences commerciales, maîtrise des outils numériques… Mais elles doivent aussi se donner les moyens de répondre à des besoins qui n'avaient pas été anticipés. Notre conviction : une bonne stratégie de formation doit combiner deux logiques. Une logique descendante, qui définit les compétences prioritaires pour l'entreprise, et une logique ascendante, qui permet aux collaborateurs d'exprimer leurs besoins au fil de l'eau. L'une donne le cap, l'autre permet de rester connecté au terrain. C’est ce juste équilibre qu’il faut trouver…

2. Le problème n'est plus la taille du catalogue, mais sa vitesse d'obsolescence

Pendant longtemps, disposer d'un catalogue de plusieurs centaines de formations constituait un argument de choc. Plus le catalogue était fourni, plus l'entreprise avait le sentiment de couvrir les besoins de ses collaborateurs. Mais aujourd'hui, la question mérite d'être posée : à quoi sert un catalogue de 1 000 formations si une partie des contenus ne correspond plus aux pratiques actuelles ? Si des formats ont mal vieilli avec des powerpoints dignes des années 90 et des visuels d’un autre temps ? Ou pire : si le fond est périmé et n’est plus d’actualité ?

Les compétences évoluent vite, les outils changent, les méthodes de travail se transforment. Et les attentes des collaborateurs ont changé avec elles… Un commercial qui découvre un nouvel outil de prospection veut comprendre comment l'utiliser maintenant. Pas demain. De même : un manager confronté à une situation difficile ne souhaite pas nécessairement attendre le prochain cycle de formation. Un collaborateur qui entend parler d'un nouvel usage de l'IA veut pouvoir l'explorer immédiatement. Et si vous ne répondez pas à son besoin, il va se former en solo, dans son coin, avec ses moyens.

Maintenir un catalogue à jour, en phase avec l’actualité et les innovations représente un travail de titan : identifier les contenus devenus obsolètes, sélectionner de nouvelles ressources, vérifier leur qualité, organiser leur diffusion… Un véritable travail de curation qui mobilise beaucoup, beaucoup de temps, particulièrement lorsque l'équipe formation se résume à une ou deux personnes. Nous pensons que la fraîcheur d'un catalogue devient aussi importante que sa profondeur. L'enjeu n'est plus seulement de disposer d'un grand nombre de contenus, mais de pouvoir renouveler l'offre rapidement, sans multiplier les opérations de maintenance.

L'IA générative ouvre des perspectives intéressantes à cet égard : elle peut contribuer à accélérer la création, l'adaptation et l'actualisation des expériences pédagogiques. À une condition essentielle : ne pas confondre vitesse de production et qualité des contenus. Car produire davantage de formations obsolètes, approximatives ou génériques n'aurait évidemment aucun intérêt.

3. Vos collaborateurs comparent désormais votre offre de formation à ChatGPT, pas à celle de votre concurrent

Lâchons la bombe : c'est probablement l'un des changements les plus sous-estimés dans le monde du Learning. Pendant longtemps, les collaborateurs comparaient les expériences de formation proposées par leur entreprise à celles qu'ils avaient connues ailleurs. Aujourd'hui, c’est fini : leurs points de comparaison ont changé. Lorsqu'ils ont une question, ils ouvrent Google, interrogent ChatGPT, regardent une vidéo Youtube ou consultent un tutoriel en deux temps-trois clics. En quelques secondes, ils peuvent obtenir une explication, un exemple, une méthode ou une première réponse à leur problème.

Alors, la question se posent : pourquoi accepteraient-ils de passer quinze minutes à chercher une formation pour obtenir une réponse qu'ils peuvent trouver en trente secondes ? Cette question peut sembler inconfortable pour nous, professionnels du Learning, mais elle est essentielle. Elle nous oblige à distinguer deux choses que nous avons longtemps associées : accéder à une information et développer une compétence.

ChatGPT peut expliquer comment donner un feedback constructif. Mais savoir expliquer le feedback ne signifie pas être capable de conduire un entretien difficile avec un collaborateur. De la même manière, comprendre les principes de la négociation ne suffit pas à négocier efficacement face à un client exigeant. C'est précisément LÀ que la formation doit réaffirmer sa valeur. Non pas en essayant de concurrencer les moteurs de recherche sur l'accès à l'information, mais en proposant ce qu'une simple réponse ne garantit pas : une progression pédagogique structurée, des contenus fiables et vérifiés, des situations proches du quotidien professionnel, des occasions de s'entraîner et de recevoir du feedback, ainsi qu'un accompagnement dans la durée. C’est notre coeur de métier.

Cela implique aussi de repenser les modalités d'apprentissage. Une vidéo de vingt minutes n'est pas toujours la meilleure réponse à un besoin ponctuel. Parfois, une infographie suffit. Parfois, un exercice pratique sera plus utile. Et parfois, un entraînement conversationnel avec un agent IA permettra d'aller beaucoup plus loin. Le véritable enjeu n'est pas de faire consommer davantage de formations. C'est d'aider les collaborateurs à mieux faire leur travail.

4. Le sur-mesure ne devrait plus être un privilège de grand groupe

Il y a une contradiction que nous rencontrons régulièrement dans le monde de la formation et que vous avez peut être vous aussi expérimenté. D'un côté, tout le monde s'accorde à dire qu'une formation est plus pertinente lorsqu'elle tient compte du contexte et de la culture de l’entreprise spécifique à l'apprenant. De l'autre, la personnalisation reste souvent associée à des projets complexes et coûteux… et donc aux grands groupes dotés de gros budgets. Résultat : les grandes entreprises peuvent investir dans des dispositifs sur mesure, tandis que les structures plus petites se tournent principalement vers des catalogues standardisés. Mais posons la question : pourquoi une PME devrait-elle se contenter de formations génériques sous prétexte qu'elle ne dispose pas d'un budget de production important ?

C'est l'une des questions auxquelles l'IA générative permet aujourd'hui d'apporter de nouvelles réponses. Prenons un exemple très concret : une entreprise souhaite former ses managers à donner du feedback. Les principes pédagogiques sont universels : formuler des observations factuelles, expliquer les conséquences d'un comportement, favoriser le dialogue et définir des pistes d'amélioration. Mais les situations professionnelles peuvent être radicalement différentes.

Dans une entreprise industrielle, l'exercice peut mettre en scène un responsable de production qui doit accompagner un chef d'équipe confronté à des difficultés de coordination. Dans une entreprise de services, il peut s'agir d'un manager qui prépare un entretien avec un collaborateur de son équipe relation client. Dans une enseigne de distribution, le scénario peut porter sur un responsable de magasin qui doit recadrer un vendeur après une interaction difficile avec un client. Même compétence, même objectif pédagogique, et au final… trois expériences différentes.

Et c'est là que l'IA change la donne. Il devient possible de partir d'un socle pédagogique commun et d'en adapter certains éléments : les exemples, les personnages, le vocabulaire, les situations professionnelles, les quiz ou encore les scénarios d'entraînement. Sans devoir reconstruire intégralement la formation. Avec Kokoon, nous appelons cette approche le Company Flavor. L'idée est simple : une formation doit pouvoir ressembler à l'entreprise dans laquelle elle est suivie.

Attention toutefois à une distinction fondamentale. Personnaliser une formation au contexte d'une entreprise ne signifie pas inventer ses procédures internes, ses politiques RH ou ses règles de sécurité. La contextualisation sectorielle peut s'appuyer sur des situations professionnelles typiques. En revanche, intégrer des connaissances propres à une organisation nécessite de disposer de sources fiables et validées. La promesse de l'IA n'est pas de produire du sur-mesure à tout prix. C'est de rendre la contextualisation plus accessible, sans renoncer à l'exigence pédagogique.

5. Votre meilleur outil de diagnostic des compétences, ce sont peut-être les questions que posent vos collaborateurs

Il y a un paradoxe assez frappant dans la manière dont les entreprises pilotent la formation. Elles consacrent beaucoup de temps à identifier les besoins en amont : entretiens annuels, échanges avec les managers, enquêtes internes, plans de développement des compétences… Puis, une fois les formations déployées, elles se concentrent souvent sur des indicateurs de consommation : nombre de connexions, formations commencées, modules terminés.

Ces données sont utiles, mais elles ne racontent qu'une partie de l'histoire. Et si l'information la plus précieuse se trouvait dans ce que les collaborateurs cherchent à apprendre ? Imaginons qu'au sein d'une entreprise, les recherches liées à la gestion des conflits augmentent fortement, que plusieurs équipes commencent à s'intéresser aux mêmes usages de l'intelligence artificielle ou qu'un sujet très spécifique, absent du catalogue, revienne régulièrement dans les demandes. Ces signaux peuvent révéler des besoins émergents, parfois avant même qu'ils soient formalisés dans les processus RH.

Pour une équipe formation réduite, c'est une opportunité considérable. Plutôt que de s'appuyer uniquement sur un diagnostic ponctuel (“one shot” par excellence !), elle peut enrichir sa compréhension des besoins au fil de l'eau. Cela ne remplace évidemment pas les échanges avec les managers ni l'analyse des priorités stratégiques de l'entreprise, mais cela permet de compléter la vision descendante par une lecture plus vivante des attentes du terrain.

Notre conviction : le catalogue de formation de demain ne sera pas seulement un endroit où l'on trouve des contenus. Il pourra aussi devenir un observatoire des compétences que les collaborateurs cherchent à développer. À condition, bien sûr, d'interpréter ces signaux avec prudence : une recherche ne prouve pas à elle seule un déficit de compétences, et les données d'usage doivent être exploitées dans le respect de la confidentialité des collaborateurs.

Et si le véritable enjeu était de changer de modèle ?

Ces cinq enseignements nous conduisent à une conviction assez simple. Le vrai défi des PME n'est pas de proposer autant de formations que les grands groupes. C'est de construire un système capable de répondre à autant de besoins, sans mobiliser autant de ressources.

Un système qui combine un socle de compétences stratégiques et une réponse aux besoins émergents. Un catalogue suffisamment large, mais surtout vivant. Des expériences accessibles, adaptées aux usages numériques actuels. Des formations contextualisées aux métiers de l'entreprise. Et une meilleure compréhension des besoins exprimés par les collaborateurs.

C'est précisément la vision qui nous a conduits à développer Kokoon, la plateforme de formation IA de Kokoroe. Avec une ambition : permettre aux entreprises de proposer une expérience de formation riche et personnalisée, sans devoir construire toute l'organisation Learning qui allait traditionnellement avec.

Concrètement, Kokoon s'appuie sur trois piliers : tous les sujets, toutes les langues, pour couvrir une grande diversité de besoins et évoluer avec les transformations des métiers ; un catalogue qui vous ressemble, grâce à notre approche Company Flavor ; et une expérience simple, pensée pour le quotidien, avec des formats variés, des possibilités d'entraînement avec des agents IA et un suivi des usages pour mieux comprendre les attentes des collaborateurs.

Notre conviction n'est pas que l'IA remplacera les professionnels de la formation. C'est qu'elle peut leur permettre de consacrer moins de temps à produire, chercher et administrer des contenus, et davantage à ce qui compte vraiment : comprendre les besoins, accompagner les transformations et développer les compétences.

Et pour les PME et ETI qui ne disposent pas d'une équipe Learning dédiée, cela peut changer beaucoup de choses.